Cuentas y efectos por cobrar

Dentro de la clasificación de los Activos Circulante encontramos: los efectos y cuentas por cobrar, están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechos de cobro.

Los efectos y cuentas por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorgó el crédito.

Las letras de cambio y el pagaré constituyen documentos de crédito que pasan a formar parte en el balance general de los Efectos a cobrar ó a pagar, dependiendo de la transacción realizada. En los tiempos modernos, estos instrumentos de crédito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas están contempladas en el Código de Comercio, lo cual hace posible su cobro.

Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos. Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el Código de Comercio.

Clasificación de los efectos por cobrar 

• Al Portador, a la orden y nominativos: Al Portador: son aquellos que se transfieren con le entrega del título (previo el consentimiento), esto lo hace el que detenta el título.
•  A la Orden:son aquellos que se transfieren por el endoso.
• Nominativos:son aquellos que se transfieren según el título que sea y la legislación vigente. Ejemplo: las acciones de la Sociedad Anónima deben ser nominativas

Cuentas por cobrar

Son acreencias a favor de la empresa que provienen de las 

actividades que la empresa desarrolla, originadas de las ventas a crédito si es una 

empresa comercial-industrial o de las prestaciones de servicios a crédito en las 

empresas de servicio. Dichas cuentas están amparadas facturas, son de naturaleza 

real y como tal pertenecen al Balance General, están clasificadas en el Activo y 

dependiendo de su fecha de vencimiento se ubicarían en: 

• Activo Circulante: Como exigible a Corto Plazo si el vencimiento es menor o igual a un año. 
• Otros Activos: Si el vencimiento es mayor a un año. 

Clasificación de la Cuentas por Cobrar:  Comerciales: Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes por concepto de ventas a crédito. 

Compañías afiliadas: Muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales mantienen algún tipo de vínculo como por ejemplo participación accionaría.

Funcionarios y empleados: Están conformadas por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados a los empleados por gastos a cuenta de la empresa que no han sido reportados o relacionados. 

Otras: aquí se clasifica cualquier otro concepto diferente a los anteriormente explicados, como por ejemplo: Reclamaciones por cobrar: corresponden a reclamaciones pendientes de cobro a las compañías de seguros por siniestros. 

Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los proveedores para asegurarnos la entrega de pedidos. 

Operaciones que involucran Cuentas por Cobrar: 

• Ventas cobrables con factura 
• Devolución de una mercancía 
• Baja o castigo de una cuenta por cobrar considerada como incobrable 
• Recuperación de una cuenta que previamente fue considerada como incobrable 

Cuentas Malas o Incobrables:
Son aquellas cuentas muy vencidas al final del ejercicio económico que no han sido 
canceladas por incumplimiento de sus clientes, estás cuentas se registran como gasto 
del período en una cuenta denominada “Pérdidas por Cuentas dudosas”. 

Provisión para Cuentas Dudosas: Es una cuenta de valoración donde se registran las 
posibles pérdidas estimadas de las Cuentas por Cobrar provenientes de las ventas de 
mercancía efectuadas a crédito. 
Esta cuenta se presenta disminuyendo a las Cuentas por Cobrar en la sección del 
Activo Circulante del Balance General. 

Valuación o valoración de las Cuentas por Cobrar: Consiste en darle su valor exacto 
restándole su cuenta de valoración “Provisión para Cuentas Dudosas”. 

Principios de contabilidad aplicables a las cuentas por cobrar

• Principio de valor histórico original. Las cuentas por cobrar deben valuarse de acuerdo con el valor pactado al momento de celebrarse la operación.

• Principio de realización. Debe modificarse el valor pactado cuando se espere cobrar una cantidad menor a la pactada.

• Principio de periodo contable. Las cuentas por cobrar deben contabilizarse en el periodo en que se realicen. Los costos y gastos se identificarán con el ingreso que originaron, sin importar la fecha de pago.

• Principio de revelación suficiente. Los intereses devengados deben expresarse en la contabilidad a su vencimiento, independientemente de que hayan sido cobrados o no.

Control interno de las cuentas por cobrar

• Operar un mayor auxiliar de cuentas por cobrar en donde se registren las transacciones de todas y cada una de las cuentas por cobrar de manera individual.

• Establecer políticas de crédito adecuadas y comprobar que se respeten en todos los casos.

• Revisar periódicamente la antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar.

• Efectuar periódicamente procesos de circularización para validar las cuentas por cobrar.