Giros al cobro

Son los giros o las letras que están en el banco para que este gestione su cobro. Algunas veces las empresas utilizan los servicios de cobranza que prestan los Bancos. Como las Instituciones Bancarias tienen sucursales y agencias en diferentes regiones del país y algunas empresas posiblemente reciban letras que son de lugares diferentes a donde ellas están ubicadas, proceden a utilizar al banco como cobrador y así le resulta más económico que utilizar cobradores.

Se envía al Banco para que este gestione su cobro. Contablemente esto queda reflejado mediante un asiento de memorándum:

Giros al Cobro x
Giros al Cobro Per-Contra x

Estas cuentas se presentan al final del Activo y del Pasivo respectivamente.
Si llegada la fecha el cliente paga el banco envía a la empresa una Nota de Crédito correspondiente al valor nominal del giro cobrado, menos la comisión de cobro.
Se revisa el asiento en el memorándum:

Banco (Neto) x
Gastos de Cobranza x
Efectos por Cobrar x
Giros enviados al Cobro Per Contra x
Giros enviados al Cobro x

Si llegada la fecha el cliente no paga el banco devuelve a la empresa el giro no cancelado al vencimiento, junto con una Nota de Débito por comisiones al cobro.
Se revisa el asiento en el memorándum:

Gastos de Cobranza xxx
Banco xxx
Giros enviados al Cobro Per-Contra xxx
Giros enviados al Cobro xxx

Depreciación

Depreciación 

Una depreciación es un desgaste que sufre un activo debido al uso que se da para la producción de la empresa ya sea en oficina, fuera de la empresa o en la fábrica.

Como todos los bienes son diferentes y su uso no es igual (computadora, máquina trituradora) cada activo tendrá un trato diferente.

Método linea recta

La depreciación  en línea recta es uno de los métodos de depreciación más utilizados, principalmente por su sencillez, por la facilidad de complementación.

La depreciación en línea recta supone una depreciación constante, una alícuota periódica de depreciación invariable.

En este método de depreciación se supone que el activo sufre un desgaste constante con el paso del tiempo, lo que no siempre se ajusta a la realidad, toda vez que hay activos que en la  medida en que se desgastan, el nivel de desgaste se incrementa, es creciente.

Bien. El cálculo de la depreciación mediante el procedimiento de línea recta es el siguiente:

Valor del activo: 120.000.000

Vida útil del activo: 5 años

Depreciación anual: 120.000.000/5 = 24.000.000

Depreciación mensual: 120.000.000/60 = 2.000.000

Si la empresa maneja cuota de salvamento, esta se detrae del valor del activo y la diferencia es la que se deprecia.

Ejemplo. Supongamos que para el activo arriba señalado se fija una cuota de salvamento del 20%. En este caso, a los 120 millones se le saca el 20%, esto es 24 millones y a los restantes 96 millones se le aplica la respectiva operación aritmética. Esto hará que el valor de la alícuota de depreciación sea menor ya que la base de depreciación es menor.

Método de depreciación de actividad o de unidades producidas.

Este método, al contrario que el de la línea recta, considera la depreciación en función de la utilización o de la actividad, y no del tiempo. Por lo tanto, la vida útil del activo se basará en el función del rendimiento y del número de unidades que produce, de horas que trabaja, o del rendimiento considerando estas dos opciones juntas.

Método de depreciación de la suma de dígitos anuales.

Para este método de depreciación llamado "suma de dígitos" cada año se rebaja el costo de desecho por lo que el resultado no será equitativo a lo largo del tiempo o de las unidades producidas, sino que irá disminuyendo progresivamente.

La suma de dígitos anuales no es otra cosa que sumar el número de años de la siguiente forma: Para una estimación de 5 años:

1 años + 2 años + 3 años + 4 años + 5 años  = 15

Método de la doble cuota sobre el valor decreciente.

Se le denomina de doble cuota porque el valor decreciente coincide con el doble del valor obtenido mediante el método de la línea recta. En este caso, se ignora el valor de desecho y se busca un porcentaje para aplicarlo cada año.

Cuentas y efectos por cobrar

Dentro de la clasificación de los Activos Circulante encontramos: los efectos y cuentas por cobrar, están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechos de cobro.

Los efectos y cuentas por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorgó el crédito.

Las letras de cambio y el pagaré constituyen documentos de crédito que pasan a formar parte en el balance general de los Efectos a cobrar ó a pagar, dependiendo de la transacción realizada. En los tiempos modernos, estos instrumentos de crédito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas están contempladas en el Código de Comercio, lo cual hace posible su cobro.

Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos. Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el Código de Comercio.

Clasificación de los efectos por cobrar 

• Al Portador, a la orden y nominativos: Al Portador: son aquellos que se transfieren con le entrega del título (previo el consentimiento), esto lo hace el que detenta el título.
•  A la Orden:son aquellos que se transfieren por el endoso.
• Nominativos:son aquellos que se transfieren según el título que sea y la legislación vigente. Ejemplo: las acciones de la Sociedad Anónima deben ser nominativas

Cuentas por cobrar

Son acreencias a favor de la empresa que provienen de las 

actividades que la empresa desarrolla, originadas de las ventas a crédito si es una 

empresa comercial-industrial o de las prestaciones de servicios a crédito en las 

empresas de servicio. Dichas cuentas están amparadas facturas, son de naturaleza 

real y como tal pertenecen al Balance General, están clasificadas en el Activo y 

dependiendo de su fecha de vencimiento se ubicarían en: 

• Activo Circulante: Como exigible a Corto Plazo si el vencimiento es menor o igual a un año. 
• Otros Activos: Si el vencimiento es mayor a un año. 

Clasificación de la Cuentas por Cobrar:  Comerciales: Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes por concepto de ventas a crédito. 

Compañías afiliadas: Muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa con otras entidades con las cuales mantienen algún tipo de vínculo como por ejemplo participación accionaría.

Funcionarios y empleados: Están conformadas por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados a los empleados por gastos a cuenta de la empresa que no han sido reportados o relacionados. 

Otras: aquí se clasifica cualquier otro concepto diferente a los anteriormente explicados, como por ejemplo: Reclamaciones por cobrar: corresponden a reclamaciones pendientes de cobro a las compañías de seguros por siniestros. 

Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los proveedores para asegurarnos la entrega de pedidos. 

Operaciones que involucran Cuentas por Cobrar: 

• Ventas cobrables con factura 
• Devolución de una mercancía 
• Baja o castigo de una cuenta por cobrar considerada como incobrable 
• Recuperación de una cuenta que previamente fue considerada como incobrable 

Cuentas Malas o Incobrables:
Son aquellas cuentas muy vencidas al final del ejercicio económico que no han sido 
canceladas por incumplimiento de sus clientes, estás cuentas se registran como gasto 
del período en una cuenta denominada “Pérdidas por Cuentas dudosas”. 

Provisión para Cuentas Dudosas: Es una cuenta de valoración donde se registran las 
posibles pérdidas estimadas de las Cuentas por Cobrar provenientes de las ventas de 
mercancía efectuadas a crédito. 
Esta cuenta se presenta disminuyendo a las Cuentas por Cobrar en la sección del 
Activo Circulante del Balance General. 

Valuación o valoración de las Cuentas por Cobrar: Consiste en darle su valor exacto 
restándole su cuenta de valoración “Provisión para Cuentas Dudosas”. 

Principios de contabilidad aplicables a las cuentas por cobrar

• Principio de valor histórico original. Las cuentas por cobrar deben valuarse de acuerdo con el valor pactado al momento de celebrarse la operación.

• Principio de realización. Debe modificarse el valor pactado cuando se espere cobrar una cantidad menor a la pactada.

• Principio de periodo contable. Las cuentas por cobrar deben contabilizarse en el periodo en que se realicen. Los costos y gastos se identificarán con el ingreso que originaron, sin importar la fecha de pago.

• Principio de revelación suficiente. Los intereses devengados deben expresarse en la contabilidad a su vencimiento, independientemente de que hayan sido cobrados o no.

Control interno de las cuentas por cobrar

• Operar un mayor auxiliar de cuentas por cobrar en donde se registren las transacciones de todas y cada una de las cuentas por cobrar de manera individual.

• Establecer políticas de crédito adecuadas y comprobar que se respeten en todos los casos.

• Revisar periódicamente la antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar.

• Efectuar periódicamente procesos de circularización para validar las cuentas por cobrar.

Inventario y sus métodos

El inventario se define como el registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

En una entidad o empresa, es la relación ordenada de bienes y existencias, a una fecha determinada. Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

Causas por la que es buena llevar un inventario:

• Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.¹
• Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad
• Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes

A continuación se presentaran 3 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas: 

MÉTODO PEPS: El flujo físico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costos de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final este formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Ventajas:
Es que al valuar los inventarios según la corriente normal de existencias se establece una política óptima de administración de los inventarios, pues primero se venderán o enviarán a producción las mercancías o los materiales que entraron al almacén en primer lugar, lo cual propicia que, al finalizar el ejercicio las existencia del inventario final queden valuadas prácticamente a los últimos costos de adquisición o producción del periodo, por lo que con este método el inventario final mostrado en el balance general se valúa a costos actuales. Si la empresa mantiene una adecuada rotación de existencias, se logra que “los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposición o reemplazo, por lo que esta información con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al renglón de inventarios y de su capital de trabajo.

Se toma como base la corriente física de las operaciones de compraventa de los artículos, aunque el manejo físico de las mercancías no debe considerarse necesariamente en la valuación de los inventarios.

Desventajas:

No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulación en cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes.
Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuación a costos antiguos, que habrán de enfrentar a ingresos actuales, obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un incremento en las ventas, ni de las políticas de comercialización, sino de un inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales.

MÉTODO UEPS: El flujo físico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse (costos de ventas) o en consumirse (costo de producción). El inventario final está formado por los primeros artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Ventajas:

Al valuar las existencias finales a los precios de las últimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulación pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y justa, que tal vez será menor que la obtenida con el método PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, así como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa al protegerlas de la des capitalización.

Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados, cumple con las características de utilidad y confiabilidad pues significa información actualizada.

Este método se recomienda en una época de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deberá cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionarían una desviación del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traería aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsión de la utilidad bruta. Además, se debe mantener una adecuada rotación de los inventarios con reposiciones oportunas.

Desventaja:

Se cree que no es congruente con la corriente de mercancías, sin embargo este método no se basa en la corriente de los artículos, sino en la de los precios; es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto físico, pues los métodos de valuación no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancías.

Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a los costos de las primeras compras del ejercicio, razón por la que el inventario final queda valuado a costos antiguos o no actualizados.

Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado financiero no cumpla con las características de utilidad y confiabilidad, pues además de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relación del capital de trabajo. Al igual que el método PEPS, este método resuelve los objetivos de la valuación de inventarios a medias, ya que sólo una parte de la información es actual, útil y confiable (costo de ventas del estado de resultado), no así el balance general en el rubro de inventarios.

PROMEDIO MÓVIL: Este método requiere calcular el costo promedio unitario de los artículos en el inventario inicial mas los compras hechas en el periodo contable. En base a este costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (producción) como el inventario final del periodo.

Ventajas:

En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, éste método limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo.

Desventajas:

Teóricamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compras y la valuación del inventario, pues los costos iniciales pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales. 

Conciliacion bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario delcheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas debito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses

Fondo fijo de caja chica

De las acepciones de fondo, la que identificamos en nuestra materia es la que se refiere a caudal y caudal significa dinero.

Por tanto, el fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empres

a dispone para un uso espe­cífico como es el pago de gastos menores o de urgencias. En las empresas se asigna, por lo general, el fondo fijo a una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo. En resumen, se puede decir que el fondo fijo se inicia cuan­do a una persona se le asigna esa actividad y le entregan una cantidad específica en dinero que al transcurrir el tiempo y por las necesidades de la empresa posiblemente debe ser am­pliado, reducido o cancelado. En una empresa se puede crear un fondo fijo, que es lo más común, o varios según las necesidades. Supongamos que una empresa por su dimensión y sus ope­raciones necesita crear varios fondos fijos de caja y asigna una cantidad a una persona en cada uno de los departamentos de Administración, Ventas yProducción. El fondo fijo de caja siempre debe presentar una cantidad fija, es decir, físicamente debe sumar en dinero o en compro­bantes el total de lo asignado para dicho fondo.

De hecho, en el fondo fijo sólo debe canjearse dinero en efectivo por comprobantes de gastos.

La importancia del manejo de efectivo en una empresa pequeña o grande radica en el análisis y control de las repercusiones de la brecha entre el momento en que paga a sus proveedores, empleados y el momento en que cobra sus facturas. Si no se cuenta con esta información es muy probable que la empresa se quede sin recursos para seguir operando.

Para evitar este escenario hay que administrar correctamente el flujo de efectivo, es decir, identificar el ciclo de cómo se hacen todas las operaciones reales en tu negocio.

Este ciclo financiero empieza el día uno, cuando se adquiere o inicia la producción de la mercancía, la cual dependiendo su rotación, sale de la compañía determinado día y posteriormente la empresa demora un periodo fijo para cobrar. Del tiempo que tarden estos procesos depende la entrada del efectivo en un ciclo normal de operaciones. Del mismo modo, se debe identificar cuándo sale el efectivo, esto es, cuándo se paga a los proveedores

La contabilidad en general

La contabilidad es la técnica que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, situación económica y financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

La contabilidad es una disciplina que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros. Implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras. La contabilidad posee una técnica que se ocupa de registrar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.